Gestire il proprio lavoro da remoto non è sempre facile, specie se bisogna gestire un team o collaborare con risorse esterne. La diffusione sempre più rapida dello smart working ha permesso alle aziende di dislocare le proprie risorse in giro per il globo, condividendo metodi, informazioni e flussi attraverso tools e strumenti online.
In questo articolo vedremo 10 +1 tools utili per l’ottimizzazione del nostro flusso di lavoro in smart working.
1. Skype: pietra miliare del VoIP
Lanciato sul mercato quasi un ventennio fa, ad agosto del 2003, è uno dei più longevi software di messaggistica e telefonia VoIP attualmente disponibili.
L’acquisto da parte di Microsoft nel 2013 gli ha permesso di diffondersi a dismisura su milioni di dispositivi. Skype permette di effettuare chiamate, videochiamate, videoconferenze, scambio file e messaggi istantanei. E’ distribuito su tutte le principali piattaforme desktop e mobile, inoltre è disponibile sottoforma di WebApp, seppur con limitazioni.
Nei primi anni dalla sua nascita era diventato famoso per la sua possibilità di effettuare chiamate internazionali su telefoni fissi e mobili a prezzi vantaggiosi, attraverso dei crediti a consumo acquistabili sul sito ufficiale o direttamente dall’app.
2. Trello: tutto è al suo posto
Trello è una WebApp che permette la gestione del lavoro tramite delle board in stile kanban, al cui interno è possibile creare degli elementi estremamente versatili, definiti “card”. Nelle card si possono condividere informazioni, files, checklist, testi, annotazioni, scadenze e tanto altro.
Acquistato di recente da Atlassian (azienda che sviluppa anche altri sistemi dedicati agli sviluppatori), negli ultimi anni è stato aggiornato con numerosissime funzionalità utili ed una serie di add-on (chiamati Butler) che permettono di estenderlo e personalizzarlo a dismisura.
Utile per l’organizzazione delle task, per creare un calendario editoriale, per condividere lavori tra reparti operativi differenti, per allegare documenti e note, fissare scadenze e tanto altro. Uno strumento molto semplice ma allo stesso tempo molto potente.
3. Toggl Track: traccia le tue attività
Toggl è un time tracker, un cronometro che permette monitorare le nostre attività per avere un quadro dettagliato del tempo speso. Ogni slot temporale può essere assegnato ad un cliente o ad un progetto. L’interfaccia grafica semplice ed intuitiva lo rende di utilizzo immediato, dispone anche di una serie di integrazioni con applicazioni esterne o di addon per i browser web, in modo da avere sempre sotto controllo la situazione.
I report sintetici, le statistiche dettagliate, le API e l’esportazione dei dati in XLSX/CSV, ne fanno un valido compagno di lavoro, che si presta facilmente all’integrazione con strumenti di terze parti o gestionali custom.
4. Documenti di Google: l’ufficio sempre con te
La G-Suite è un pacchetto di app da ufficio che permette, analogamente al più famoso Microsoft Office, di lavorare su documenti, fogli di calcolo, presentazioni e moduli da qualunque posto. E’ una serie di applicativi basati sul web: le applicazioni funzionano attraverso il browser e i files vengono salvati in cloud su Drive. La condivisione con altri account gmail permette di collaborare sui file in maniera semplice ed in tempo reale, con notevoli risparmi di tempo e di fastidiosi grattacapi. E’ possibile importare ed esportare file Word, Excel e PowerPoint, lavorarci e convertirli al volo in vari formati, tra cui il PDF.
www.google.it/intl/it/docs/about/
5. Google Drive: i nostri file sempre con noi
Google, nella sua immensa costellazione di prodotto e servizi, mette a disposizione dei sui clienti anche Drive, uno spazio di archiviazione in cloud per salvare i nostri documenti o le nostre foto, così da renderli disponibili su tutti i nostri dispositivi senza l’utilizzo di drive o dischi esterni.
I files sono privati, ma è possibile condividerli velocemente con colleghi e amici tramite account gmail o tramite link di condivisione, che lo rendono uno strumento comodo anche per trasferire file di grosse dimensioni o per effettuare i backup dei nostri dispositivi desktop e mobile.
6. Google Calendar per appuntamenti e non solo
Via le agende cartacee! Google Calendar è l’organizer definitivo! Grafica semplice, multipiattaforma, permette di creare calendari personalizzati, aggiungere appuntamenti o promemoria, impostare notifiche e condividere gli eventi con le persone interessate, per restare sempre tutti sincronizzati.
Disponibile nativamente sui dispositivi Android, è facilmente integrabile anche con applicazioni di terze parti. Il suo punto di forza è la versione web, che permette all’utente di configurarlo e personalizzarlo a seconda delle proprie esigenze. Usandolo in team permette a colpo d’occhio di avere sotto controllo la situazione, vedere quando i colleghi sono liberi, fissare un appuntamento e condividerlo con loro. Gli appuntamenti si ridimensionano e spostano in maniera molto semplice ed intuitiva, in completo stile Google.
7. Evernote: i tuoi appunti sempre con te
Altro programma molto longevo, lanciato nel 2008, è Evernote. Nato come blocco note digitale, è diventato in fretta un compagno di lavoro insostituibile. Permette di salvare allegati e foto, creare scansioni con la fotocamera dello smartphone, scrivere note a mano con riconoscimento della scrittura, condividere appunti e taccuini e tanto altro.
Da il massimo di se su dispositivi dotati di penna (Samsung Galaxy Note, iPad Pro, Microsoft Surface, ecc.), in quanto permette il riconoscimento automatico della scrittura, strumento comodissimo per prendere velocemente appunti che verranno automaticamente trascritti dal software.
Molto comodo per il lavoro, per lo studio o, perchè no, anche per la lista della spesa!
8. Todoist: cosa c’è da fare oggi?
Todoist è un’app di organizzazione delle checklist, un pratico strumento per avere sotto controllo le attività da svolgere quotidianamente, sia per lavoro che nella vita privata. L’applicazione è molto semplice ed intuitiva: permette di creare, schedulare, organizzare e condividere checklist, con la possibilità di impostare promemoria, smarcarle al completamento o riprogrammarle per date future.
Disponibile sia per smartphone che in versione web, ci permette di averlo sempre con sé per ottimizzare le proprie task quotidiane e restare sempre concentrati sul proprio obiettivo.
9. Space: stanze audio pensate per il business
Con la crescente diffusione dei messaggi vocali su WhatsApp e Telegram, la voce è diventata uno strumento molto utilizzato per comunicare con i propri interlocutori. Tra i tools più utili per lo smart working c’è Space App, applicazione nata nel 2020 che permette di creare delle room virtuali di utenti e avviare o schedulare delle conversazioni vocali.
Space permette di dialogare in tempo reale con le live o schedulare riunioni vocali in date prestabilite. Le room possono essere pubbliche, disponibili a tutti, oppure private con accesso su invito. Questa funzionalità permette di utilizzarlo sia in ambito business che per talk e podcast pubblici.
Disponibile per Andoid, iOS e in versione web, è in continua evoluzione e gli sviluppatori aggiungono ad ogni release sempre nuove chicche interessanti. Assolutamente da provare!
10. AnyDesk: controlla i tuoi pc da remoto
AnyDesk è uno strumento leggero e versatile che ci offre la possibilità di gestire dei computer da remoto.
Dopo aver installato o segeguito il programma è già tutto pronto all’uso. Sul PC da controllare verrà generato un codice che permetterà all’host di avviare la sessione. Dal momento della connessione sarà possibile vedere il desktop remoto e controllare mouse e tastiera.
Comodo per fornire velocemente assistenza remota ai clienti o gestire server dislocati sul territorio.
11. Menzione speciale: Telegram
Nato come programma di instant messaging, Telegram sta spopolando anche in ambito business, in quanto le sue recenti implementazioni l’hanno reso uno strumento di comunicazione veramente efficiente. I canali ci permettono di comunicare con i nostri clienti, i bot automatizzano le operazioni e offrono strumenti utili, i gruppi e le room audio ci tengono in contatto con colleghi e collaboratori e le con le chat segrete si possono scambiare documenti importanti e riservati. Tutto in un’unica, formidabile, app.
Ora che conosci tutte queste utili WebApp per migliorare la gestione del tuo lavoro non ti resta che provare!
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